responsable d’un service d’archives pour maîtriser les compétences techniques, juridiques et organisationnelles indispensables à l’exercice de la fonction de responsable d'un service d'archives Module 1(2 jours) Module 3(4 jours) La fonction du responsable d’un service Optimiser la gestion des archives au sein de la d’archives : un savoir-faire, un savoir-être structure de santé ◗ Comprendre les enjeux des missions du responsable du service ◗ Maîtriser la gestion des archives et leur cycle de vie d’archives ◗ Savoir gérer et organiser un service d’archives ◗ Se positionner au sein de l’organigramme de l’établissement ◗ Être force de proposition en matière de gestion des archives ◗ Organiser la mise en place de l’évolution technologique du service Atelier 1 (finalisation en Atelier 10) ◗ Acquérir des fondamentaux pour élaborer une politique d’archivage Le positionnement et les missions du responsable du service d’archives Atelier 4 • La fiche de poste La gestion des archives administratives et médicales • Les compétences attendues • Terminologie archivistique • Le positionnement dans l’organigramme de l’établissement • Le champ des archives • Les liens fonctionnels et hiérarchiques • Les outils de tri et de gestion : l’inventaire, le récolement, le plan • Autodiagnostic de sa fonction de classement, les tableaux de gestion, les bordereaux de verse- ment interne, les bordeaux d’élimination Méthodes pédagogiques • Mises en situation à travers l’analyse et l’utilisation de documents • Autodiagnostic des compétences acquises et à acquérir • Élaboration d’une fiche de poste (travaillée et enrichie tout Atelier 5 au long du Praxis) L'optimisation du service des archives • Concevoir et organiser un service d’archives Module 2(2 jours) • Tri des archives et tri des dossiers : théorie des 3 âges • L’élimination des archives : procédures, organisations, relations avec Les archives hospitalières : de leur place dans le réseau les tutelles, obligations, traçabilité des archives en France à la répartition des grands • L’externalisation des archives : réglementation, contrat de prestation, domaines d’activités organisation, gestion des mouvements ◗ Connaître le cadre interne et externe dans lequel évoluent les • La gestion des sinistres archives hospitalières • Les normes de locaux et de matériel réciser les missions des archives et leurs limites • Atelier de mise en situation ◗ P ◗ Connaître les différentes typologies des archives en EPS et EPSM ◗ Savoir positionner les archives au cœur de l’établissement Atelier 6 ◗ Acquérir les connaissances en matière de gestion des archives Mettre en place une politique d’archivage produites par tous les secteurs d’un EPS et d’un EPSM • Accompagner les services en matière d’organisation et de clas- sement : analyser la gestion des archives au niveau des services, Atelier 2 accompagner les services dans la gestion de leurs documents La place des archives hospitalières dans le paysage des • Définir les rôles des acteurs archives nationales • Concevoir, organiser et optimiser l’archivage au sein de l’établisse- • L’environnement général des archives : définition et réglementation ment : procédures, outils et méthodologies à mettre en place • L’organisation des archives en France : l’organigramme tutélaire • Rédiger les procédures descriptives et structurantes de la politique • Les liens avec les Archives Départementales d’archivage : méthodologie • Les partenaires et les prestataires Atelier 7 Atelier 3 Les nouvelles technologies au service de l’archivage • L’archivage électronique : réglementation, méthode, outils La place des archives dans la structure • Les logiciels • Les missions d’un service d’archives au sein de • Retours d’expérience l’établissement : collecter, conserver, classer, communiquer, éliminer • L’environnement juridique : le code du patrimoine, la CNIL, la CADA Méthodes pédagogiques • Les durées légales de conservation, impacts sur le classement et la gestion • Ateliers de mise en pratique et d’utilisation des outils de gestion • Point sur le dossier du patient du point de vue archivistique des archives • Le rôle des personnels des services d’archives • Partages d’expérience 188 www.cneh.fr 11 jours