FACTEURS DE RISQUE ET CONTRÔLE INTERNE •processus opérationnels : ventes, achats et Au niveau des filiales, le contrôle interne fait l’objet logistique ; d’échanges régul iers tout au long de l’année processus de support : systèmes d’information, notamment à l’occasion des autoévaluations • ressources humaines, information financière et réal isées annuel lement (voir paragraphe 2.3.5 comptable, trésorerie, fiscalité, affaires juridiques, « Pilotage et surveil lance du dispositif de contrôle conformité, immobilier et assurances. interne » du présent document de référence) et du suivi de l’avancement des plans d’action. Depuis Ce Manuel est complété par des procédures établies 2012, une réunion formelle (comité d’audit zone) est par les directions fonctionnel les pour une mise en organisée au moins une fois par an avec le Directeur oeuvre opérationnelle au sein des entités du groupe général de chaque région, son Directeur Financier Rexel. et le Directeur Général et la Direction financière du Pour le processus de reporting de gestion et Groupe, afin d’assurer le suivi des différents sujets de préparation des états financiers, la Direction relatifs au contrôle interne au sein de cette région. administrative et financière du groupe Rexel a défini Enfin, le groupe Rexel développe à travers son un ensemble de procédures, outils et référentiels Intranet un système de partage de connaissances qui lui donnent les moyens de s’assurer de la qualité qui s’articule, pour le contrôle interne, autour du et de la cohérence des informations transmises. Manuel des directives et des procédures qui le Ce référentiel est présenté au paragraphe 2.3.6 complètent. Différentes communautés spécifiques « Procédures de contrôle interne relatives à à chaque fonction assurent en outre la diffusion des l’élaboration et au traitement de l’information instructions, procédures et bonnes pratiques qui comptable et financière » du présent document de leur sont propres. référence. 2.3.4 Diffusion d’informations pertinentes 2.3.5 Pilotage et surveillance du dispositif et fiables de contrôle interne L’animation du dispositif de contrôle interne Le dispositif de contrôle interne repose sur nécessite la mobil isation des expertises idoines l’autoévaluation des contrôles par les entités, la (afin qu’el les concourent à la maîtrise des risques revue par l’audit interne et/ou l’audit externe, et les par la conception des contrôles adéquats) et une directions fonctionnel les du siège qui assistent les communication adaptée destinée à permettre un entités dans la mise en oeuvre de ces contrôles. Le meil leur partage des objectifs du groupe Rexel . dispositif fait l’objet d’un pilotage et d’une surveillance Cette communication permet à la Direction générale par le Comité d’audit et des risques de Rexel. du groupe Rexel de faire partager aux équipes de direction locales non seulement la démarche et les 2.3.5.1 L’autoévaluation du contrôle interne objectifs de maîtrise des risques, mais également Le groupe Rexel s’est engagé dans une démarche les informations nécessaires pour leur permettre d’amél ioration permanente de son dispositif de d’aligner leurs décisions et leurs processus sur les contrôle interne. Pour cela, le Responsable du objectifs définis. contrôle interne coordonne sur une base annuel le Dans ce cadre, la communication aux organes de un exercice d’autoévaluation de la conformité des direction du Groupe se fait de manière régulière lors règles de fonctionnement au Manuel des directives, des réunions du Comité d’audit et des risques ou à travers un questionnaire adressé aux Directions du comité des risques. Chaque réunion trimestrielle des entités. Les résultats sont partagés avec le du Comité d’audit et des risques permet de faire la Comité exécutif, les Directions opérationnelles des synthèse des activités de contrôle et d’audit internes entités, les directions fonctionnel les du siège et le menées au cours du trimestre précédent. En outre, Comité d’audit et des risques qui en fait part au une réunion spécifique du Comité d’audit et des Conseil d’administration. risques dédiée à la revue des risques a lieu une fois La dernière autoévaluation a été réalisée en 2017, et par an. Le Comité d’audit et des risques formule couvre l’ensemble des processus du référentiel du ensuite ses recommandations ou propositions au groupe Rexel (voir paragraphe 2.3.3 « Activités de Conseil d’administration. Les réunions du Comité contrôle » du présent document de référence). exécutif ou cel les organisées régul ièrement au sein des différentes fonctions du groupe Rexel Des plans d’action associés à ces autoévaluations sont autant d’autres occasions de mobil iser les sont définis et mis en oeuvre sous la responsabilité des principaux responsables du siège et des fil iales Directions des entités. Ils visent à amener chaque entité autour de l’importance de la conformité des activités au niveau de maîtrise de ses processus préconisé par du groupe Rexel avec les standards qu’il a établis. le groupe Rexel et ainsi à maîtriser les risques. REXEL 2017 – DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 50